Restaurantbonnen: Zo help je je zakelijke gasten met de juiste gegevens voor hun belastingaangifte

Wat moet er op de restaurantbon staan?

Om een restaurantbon correct en volledig op te stellen, moet je rekening houden met de volgende verplichte gegevens:

• Naam en adres van je bedrijf: Deze informatie staat vaak al automatisch op de meeste facturen, maar controleer dit regelmatig.

• Datum en tijd van de maaltijd: Deze gegevens zijn belangrijk om aan te tonen wanneer de maaltijd heeft plaatsgevonden.

• Gedetailleerde kostenposten: Zet de afzonderlijke gerechten en dranken duidelijk op de bon, aangezien forfaitaire bedragen vaak niet door de belastingdienst worden erkend.

• Totaalbedrag met btw-vermelding: Het vermelden van het bruto- en netto-bedrag, evenals het btw-tarief, is essentieel zodat je gasten de belasting kunnen aftrekken.

• Fooi: Het fooi-bedrag dat op de restaurantbon staat, kan voor 70% als bedrijfskosten worden afgetrokken.

Bij SIDES kun je eenvoudig zelf sjablonen voor bonnen samenstellen of de door ons vooraf ingestelde sjablonen gebruiken.

Wat moet de gast invullen?

• Handtekening van de gast: Als de restaurantrekening meer dan 250 euro bedraagt, is het in Nederland verplicht om niet alleen de naam van het horecabedrijf, maar ook het adres op de bon te vermelden.

• Namen van de genodigden: Attendeer je gasten erop dat zij de namen van de genodigden op de bon moeten invullen, vooral als de kosten voor zakelijke doeleinden worden gedeclareerd.

• Zakelijk doel: Algemene termen zoals “zakelijke lunch” of “klantenonderhoud” zijn vaak niet voldoende voor de Belastingdienst. Specifieke vermeldingen, bijvoorbeeld de naam van het project, zijn nodig. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen zakelijke kosten (zoals wanneer zakenpartners worden uitgenodigd) en bedrijfskosten (zoals bij een lunch voor medewerkers).

Waarom zijn gedetailleerde gegevens zo belangrijk?

De Belastingdienst controleert restaurantbonnen nauwkeurig, omdat deze vaak als aftrekbare kosten worden opgevoerd. Onvolledige of foutieve bonnen kunnen ertoe leiden dat de kosten niet aftrekbaar zijn, wat vaak leidt tot frustratie bij je gasten. Door een correcte en volledige bon uit te reiken, voorkom je ongemakken en versterk je de klantrelatie.

Veelvoorkomende fouten vermijden: Zo doe je dat

De meeste fouten bij restaurantbonnen ontstaan door ontbrekende of onduidelijke gegevens. Hier zijn een paar eenvoudige tips om deze te vermijden:

1. Elektronisch opgemaakt: In Nederland worden handgeschreven bonnen sinds 2023 in principe niet meer geaccepteerd door de Belastingdienst. Alleen elektronisch opgemaakte bonnen voldoen aan de eisen voor belastingaftrekken.

2. Zorgvuldig controleren: Let erop dat alle verplichte gegevens, zoals de naam van het horecabedrijf, het adres, de datum en gedetailleerde kostenposten (zoals afzonderlijke gerechten en dranken) correct vermeld staan.

3. Rekeningsjablonen gebruiken: Als je speciale sjablonen hebt voor zakelijke gasten, zorg er dan voor dat alle relevante informatie automatisch ingevuld wordt, zodat je geen belangrijke gegevens mist.

4. Juiste btw vermelden: In Nederland is het essentieel om het verschil tussen de btw-tarieven voor verschillende producten aan te geven. Voedsel wordt belast met 9% btw, terwijl dranken (zoals alcoholische dranken) met 21% btw worden belast. Zorg ervoor dat dit duidelijk wordt aangegeven op de bon om fouten te voorkomen.

5. Hulp aanbieden: Wijzen je gasten vriendelijk op de gegevens die nodig zijn voor de Belastingdienst. Dit extraatje wordt vaak als bijzonder behulpzaam ervaren, en zorgt ervoor dat je gasten hun kosten correct kunnen declareren.

Conclusie

Een goed opgestelde restaurantbon is niet alleen een vereiste voor zakelijke gasten, maar ook een teken van goede service in jouw horecagelegenheid. Met een duidelijk gestructureerde en volledige bon bied je je gasten echte meerwaarde en positioneer je jezelf als een professionele partner voor zakelijke klanten.