Wat betekent een belastingcontrole voor horecabedrijven?

1. Kasadministratie  

Een sluitende kasadministratie is cruciaal. Je moet kunnen aantonen:

• Wat er dagelijks aan contante inkomsten en uitgaven is geweest

• Dat het kassaldo klopt met het fysieke geld in de lade

• Dat je kassasysteem betrouwbare Z-rapporten (dagrapporten) genereert

• Dat kortingen, retouren en personeelsconsumptie goed geregistreerd zijn

Tip: Gebruik een kassasysteem dat transacties automatisch en correct registreert én waarbij gegevens niet handmatig aanpasbaar zijn zonder log.

2. Personeelsadministratie  

De Belastingdienst controleert of al het personeel correct is aangemeld bij de loonadministratie:

• Worden alle gewerkte uren verantwoord?

• Krijgt het personeel het juiste loon en de juiste toeslagen?

• Zijn er geen zwartwerkers actief?

Let extra op bij oproepkrachten, weekendhulpen en tijdelijke medewerkers. Ook overuren en fooien moeten goed worden bijgehouden.

3. Goederenverbruik en voorraadbeheer  

De Belastingdienst kijkt naar de verhouding tussen inkoop en verkoop. Klopt je inkoop niet met je omzet? Dan moet je dit kunnen verklaren. Denk aan:

• Gratis verstrekkingen (“rondje van de zaak”)

• Producten die zijn weggegooid door bederf of klachten

• Eigen gebruik van producten

Deze zaken moeten worden genoteerd om te voorkomen dat het lijkt alsof je omzet achterhoudt.

4. Privégebruik van zakelijke middelen  

Bedrijfswagens, apparaten en ingekochte producten worden soms deels privé gebruikt. In dat geval moet je:

• Een rittenadministratie bijhouden (voor auto’s)

• Privégebruik correct verwerken in de administratie

• Geen privéaankopen als zakelijke kosten opvoeren

Bij twijfel zal de Belastingdienst een correctie toepassen.

Veel controles vinden plaats op basis van signalen, zoals:

• Aanhoudende verliezen of sterke omzetfluctuaties

• Grote privéopnames uit de zaak

• Onregelmatigheden in aangiften

Om jezelf goed te beschermen:

• Bewaar je administratie minimaal 7 jaar (10 jaar bij onroerend goed)

• Zorg dat je voorraadadministratie, inkoopfacturen, kassadata en personeelsgegevens goed op elkaar aansluiten

• Registreer alles wat invloed heeft op je marges: acties, verlies, eigen gebruik en afwijkende omstandigheden

De Belastingdienst werkt met standaardpercentages, bijvoorbeeld:

• 35% marge op drank

• 3% derving bij etenswaren
  
  Kun jij met jouw administratie aantonen dat je situatie anders is? Dan voorkom je een ongunstige schatting.