Betriebsausgaben vs. Privatausgaben: Was Gastronom:innen wissen sollten

Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind alle Kosten, die direkt mit deinem Gastronomiebetrieb zusammenhängen und zur Erzielung von Einnahmen notwendig sind. Dazu gehören:

• Wareneinkauf: Lebensmittel, Getränke und andere Zutaten.
• Personal: Löhne, Gehälter und Sozialversicherungsbeiträge
• Betriebskosten: Miete, Strom, Wasser und Heizung für den Betrieb.
• Ausstattung: Geschirr, Möbel, Küchengeräte und Deko für das Restaurant.
• Marketing: Werbeanzeigen, Website-Kosten und Social-Media-Kampagnen.
• Reisen: Fahrtkosten und Übernachtungen, wenn sie betrieblich bedingt sind.

💡 Tipp: Sammel für jede Ausgabe einen Beleg und versehe diesen mit einer kurzen Notiz, z.B. „Reparatur Kühlanlage“ oder „Blumenschmuck für Gastraum“. Dies sollte idealerweise digital geschehen, denn gerade Thermobelege verbleichen unheimlich schnell.

Was gilt als Privatausgabe?

Privatausgaben sind solche, die nicht in direktem Zusammenhang mit dem Betrieb stehen. Beispiele:

• Private Nutzung von Geräten: Ein Mixer, den du auch zuhause benutzt, ist keine Betriebsausgabe.
• Familienessen: Auch wenn du Freunde oder Familie in deinem Restaurant bewirtest, können diese Kosten nicht abgesetzt werden.
• Lebensmittel für den Eigenbedarf: Lebensmittel, die für das Familienessen zuhause benutzt werden, gelten als Privatausgabe

Vorsicht bei Mischkosten!

Es gibt Ausgaben, die sowohl geschäftlich als auch privat genutzt werden können. Ein typisches Beispiel ist das Firmenfahrzeug, das auch für private Fahrten genutzt wird. Hier müssen die privaten Anteile sauber herausgerechnet und dokumentiert werden, etwa durch ein Fahrtenbuch. Auch ein Handyvertrag kann anteilig als Betriebskosten abgesetzt werden.

Warum ist die Unterscheidung wichtig?

Falsche Angaben können bei Betriebsprüfungen zu Problemen führen – von Nachzahlungen bis hin zu Bußgeldern. Nur korrekt erfasste Betriebsausgaben senken deine Steuerlast, während Privatausgaben steuerlich keine Rolle spielen.

Fazit

Führe deine Buchhaltung gewissenhaft und trenne private und betriebliche Ausgaben strikt. Im Zweifel gilt: Lieber einmal mehr mit dem Steuerberater Rücksprache halten, um auf Nummer sicher zu gehen. So bleibt mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – deinen Gastronomiebetrieb!

*Erstellt mit Unterstützung von KI