Kassensicherungsverordnung in der Gastronomie: Was du 2025 wissen musst

Die Kassensicherungsverordnung ist eine Rechtsverordnung des Bundesfinanzministeriums. Sie ergänzt die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung) und verpflichtet Unternehmen mit elektronischen Kassen dazu, ihre Kassenvorgänge manipulationssicher aufzuzeichnen. Ziel ist es, Steuerbetrug zu verhindern und für mehr Transparenz zu sorgen.

Konkret bedeutet das: Jedes elektronische Kassensystem muss durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Diese sorgt dafür, dass alle Vorgänge digital protokolliert und nicht nachträglich verändert werden können.

In der Gastronomie finden täglich viele Bargeldtransaktionen statt. Gleichzeitig herrscht hoher Zeitdruck, was die Versuchung erhöhen kann, bestimmte Vorgänge nicht korrekt zu erfassen. Die TSE macht Manipulationen nachvollziehbar und bietet Gastronom:innen Rechtssicherheit.

Deutschland hat mit der Einführung der TSE im Vergleich zu anderen EU-Ländern relativ spät nachgezogen – inzwischen sind die Anforderungen jedoch klar definiert und verbindlich.

Die technische Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Komponenten:

1. Sicherheitsmodul: Protokolliert alle Kassenvorgänge und verhindert nachträgliche Änderungen.

2. Speichermedium: Sichert alle Daten für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

3. Digitale Schnittstelle: Ermöglicht die einfache Datenübermittlung an das Finanzamt.

Seit 2020 gilt zudem eine Meldepflicht: Innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme eines Kassensystems muss dieses dem Finanzamt gemeldet werden.

Benötigte Angaben sind unter anderem:

• Steuernummer

• Art und Anzahl der Kassensysteme (inkl. Seriennummer)

• Datum der Anschaffung

Immer mehr Gastronom:innen setzen auf Cloud-basierte Kassensysteme – und das aus gutem Grund. 

Eine Cloud-TSE bietet viele Vorteile:

• Geringe Kosten: Keine teure Hardware, keine Installationskosten.

• Einfache Updates: Software-Updates laufen automatisch im Hintergrund.

• Maximale Flexibilität: Perfekt für mobile Geräte wie Tablets.

• Kompatibilität: Lässt sich leicht mit Drittanbieter-Tools wie Buchhaltungssoftware integrieren.

• Zukunftssicherheit: Bei neuen Vorgaben muss keine Hardware ausgetauscht werden.

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Bereits seit dem 01.01.2020 bist du gesetzlich verpflichtet, für jeden Verkaufsvorgang einen Beleg auszugeben – entweder in Papierform oder digital. Ziel ist es, alle Transaktionen für Steuerprüfungen transparent und nachvollziehbar zu machen.

Ein gesetzeskonformer Beleg muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Unternehmens

• Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende des Vorgangs

• Menge und Art der gelieferten Produkte bzw. Leistungen

• Transaktionsnummer

• Betrag inkl. ausgewiesener Steuer

• Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

• Seriennummer des Kassensystems oder der TSE

Belege dürfen elektronisch übermittelt werden (z. B. per PDF), wenn die Kund:innen dem zustimmen.